费用预算,可以说在预算工作中,参与度最高的一项,因为几乎公司每个部门都会发生费用,所以都会需要编制费用预算,而且,因为覆盖面广,往往在之后的分析中,也会被额外关注。 不少企业可能别的预算没有做,上预算管理就先上费用预算,也是出于这个原因。 但是你莫看到费用预算就是报销费用,觉得很简单。不少企业的“操作方法”是什么呢,财务部将费用表格导出来,历史数据保留,后面加一列,今年的费用预算金额,发给各个部门填报,然后汇总交上去,完事。还有的企业则几乎都是由财务部做,根据领导意见,下降多少个百分点。 预算流程(步骤、方法及注意事项都在这了) 那么这些做法做出来的预算,仅仅是将预算数据做出来了而已,费时费力却往往起不到一点管理上的作用。 那么费用预算应该怎么做呢? 我们先来说步骤,比较好的一个编制费用预算的步骤为: 1、财务部根据往年发生的费用情况、领导关注的重点和预算编制方法,设计好费用预算的模板,这里注意,模板设计时要考虑预算编制方法,并不是从账里面导出明细账即可。 2、将历史数据放进模板,作为各部门填报的依据,同时做好其他数据的提供。 3、对各部门进行费用预算编制的培训,培训中对各类别费用预算编制的方法和要求进行详细讲解。 4、汇总各部门上报的费用预算,财务部先根据以往经验进行初步审核,尤其是要筛除一些低级错误。 5、与其他预算汇总上报领导审核,或者开会讨论。 6、经过上报、下发意见、修改再上报,几个来回后,定下费用预算。 其实步骤并不复杂,很多企业也是按照这个步骤去做的,但是为什么费用预算就是做不好呢?这个做不好,可能体现在两个方面,一是各个部门不知道怎么去做自己部门的费用预算,财务部自己呢,也没有明确思路,没法给出指导,二是好不容易将费用预算做完了,也过会通过了,等到做执行分析时,发现根本没法分析出超预算的原因。 这两个问题,并不是孤立的,因为第一个问题的存在,导致做出来的预算就是为了完成任务,所以才会出现分析时根本无从分析的结果。 财务部作为主导预算编制的部门,自身就要搞清楚各个预算的编制方法,并提供合理的指导。 因为费用预算并不是一个孤立的预算,它与公司其他预算是紧密相关的。举例来说: 1、工资预算,要与公司明年的招聘计划相关,而招聘计划,其实又与公司明年的销售目标、生产目标这些相关,如果处于扩张,销售任务增加,而人员预算却在减少,工资又要砍下去,这怎么会合理呢? 2、销售费用预算,这个细项目中有些与销售是强相关的,比如广告费,要做好这个预算,一定是有销售预算做前提,可以按照占销售额的一定比例来计算。而有些并不一定与销售量强相关,比如要重点开发某个市场,可能明年这个市场并不会有大的销售量,但是是公司在做布局,费用将会大量发生,这就不能用占销售额的比重了。 所以这就需要我们在做的时候,就要做好各项费用适用什么编制方法的分析。 其次,为了后续分析控制上有的放矢,我们可以将各个费用划分为可控费用、不可控费用。各个部门重点去关注本部门的可控费用。 那么什么是可控费用,什么又是不可控费用?可控不可控,主要是看能够由公司人为去控制这项费用发生及发生的金额大小,比如说办公室的租金、物业管理费,合同一旦签订下来,就属于不可控的费用,因为几乎都是固定的,还有常见的折旧摊销费用。 而其他的如差旅费、招待费、广告费、业务宣传费、水电费等等,其实都是属于可控费用。 那么在实际执行时,各部门就只要着重关注可控费用,分析时也分析可控费用即可。