本期提要 近年来,电子送达作为互联网通讯技术与司法实践深度融合的新兴成果,有效解决了审判执行工作中的送达难、送达慢问题,进一步方便了当事人诉讼、节约了诉讼成本、提高了诉讼效率。2021年6月起,上海法院全面推广使用电子文书送达平台,法官和审判辅助人员在办案过程中如何调整工作习惯,更加熟练地运用电子送达,更好地发挥电子送达减轻办案工作量、提升工作效率的功能? 本期庭前智囊栏目邀请了三位对电子送达有着丰富经验的法官和法官助理,从不同角度为我们分享他们关于电子送达使用的技巧和经验,相信这些智囊伙伴的智慧,能够为发愁的你提供一些启发。 Q电子送达,怎么用才更有效? 送达是民事诉讼程序中的关键一环,是法官们正确、高效审结案子的前提,但送达难、送达慢却一直是审判工作中的老大难问题,相信每一名法官对此都深有体会。近些年,借助互联网通讯技术的迅速发展和普及推广,并依托最高院制定的相关配套制度,动动手指、足不出户的电子送达方式逐步变为现实。如何将电子送达功能用对、用好,我觉得可以从以下几个方面入手: 1、积极宣传、做好指导 鼓励当事人在立案时或首次到庭时填写新版送达地址确认书,勾选同意电子送达选项,并告知当事人接收、查看、签收电子文书的渠道、方法以及送达效力、法律后果,充分保障当事人的知情权和选择权。 对于那些尚未应诉的当事人,可以使用审判管理系统中的当事人信息协查功能,核实手机号码的实名认证情况,在此基础上通过送达地址确认书短信发送功能指导当事人在线填写送达地址确认书并同意电子送达,尽可能扩大电子送达的适用对象。 2、规范适用,确保送达合法有效 在民商事、知产、金融、刑事自诉、民事强制执行案件中,程序性文书及判决书、裁定书、调解书等裁判文书均可适用电子送达。 但应注意的是,采用电子方式送达判决书、裁定书、调解书等裁判文书,必须经受送达人明确表示同意,所以在送达前需对当事人进行必要的解释和告知。如果当事人提出需要纸质裁判文书,切不可因其曾签署过电子送达确认书而一概不进行纸质文书的送达。 3、联动不同平台,实现卷宗电子化 鼓励当事人使用诉讼服务密码登陆12368网络服务平台上传提交电子证据及诉辩意见,法官接收后可直接下载保存至办公电脑中,再通过审判管理系统个案的电子卷宗随案生成功能上传至电子卷宗相应目录下,并准确设置文件名称、查看权限,完成后就可在文书送达中直接勾选相应文件进行电子送达发送。 对于当事人已提交的纸质材料,可借助电脑外接扫描仪导入办公电脑中,再使用相同方法生成电子卷宗和电子送达。 除当事人提交的材料外,案件电子卷宗中已生成的缴纳诉讼费用通知、受案通知书、应诉通知书、传票等诉讼文书都可以勾选进行电子送达。 这种操作方式不仅能够大大节约邮寄时间和费用,还能有效提高电子卷宗的完整性和利用率。 4、查看进度,留存回执 电子送达后要及时在送达系统中查看送达进度,若出现长期处于“送达中”未成功或“送达失败”的状况,应尽快与当事人核实接收号码或邮箱是否准确,提醒其进行查看和签收。 送达成功后,应及时查看并留存送达回证并附卷入档。在开庭前等重要程序节点仍有必要对已送达事项进行沟通提醒,避免当事人因电子送达的无纸化而疏忽或遗忘。 A2 1、学会“换位思考”,提高电子送达的普及性 很多当事人在主观上“不想用”电子送达,反映的是他们并不了解什么是电子送达,也不清楚在同意这种送达方式之后能够给他带来哪些优点和好处。因此,辅助人员在送达工作中“换位思考”,以当事人的视角简单直接地介绍电子送达“是什么”“为什么”就很有必要。 一方面,在和原告沟通的时候,尤其是网上立案的案件,可以向他们说明法院在推进全流程网上办案工作,要大范围实现电子阅卷,所以原告同意电子送达之后其线上提交的材料能够可以实现零距离精准送达,节约原告邮寄的时间和金钱成本。 另一方面,在和被告沟通的时候,可以向他们解释法院无纸化办公的大趋势,以及他可以通过手机、电脑等端口实现随时、随地查阅诉讼材料,突破时间和空间的限制,且被告相应的书面意见、证据材料等也可以通过线上提交的形式实现和法院即时沟通。 最后,当事人往往也担心同意电子送达之后无法收到书面裁判文书,这时候辅助人员可以耐心解释,以国内单挂或者平信等形式送达当事人,消除当事人的担忧。 2、耐心“提供指导”,保障电子送达的实效性 当事人对电子送达的抗拒还来源于“不会用”新生事物,如何可视化地让当事人明白电子送达如何签收、查看诉讼材料、线上提交诉讼材料,较传统送达具有不可比拟的优点,也是让当事人拥抱电子送达的关键。 在碰到当事人不会使用电子签收材料时,辅助人员也可以尝试用电子送达的方式发份材料给自己,亲身体验一下使用“随申办”APP、上海法院诉讼服务网等端口线上签收诉讼材料的流程,清楚明白地指导当事人进行操作。 另外,闵行法院先后针对法官、当事人制定了不同的电子送达操作手册,商事审判庭还尝试根据部门案件特点制定了当事人线上签收与提交材料指引细则送达给当事人,延伸司法职能向我市司法局制发司法建议,期望能通过法院与司法局共同的努力,让律师群体得以全面了解电子送达的操作方法,提升电子送达的成功率和主动签收率。 3、及时“反馈问题”,确保电子送达的长久性 若电子送达的系统不稳定,则可能导致当事人无法及时收到诉讼材料,这时候辅助人员要及时将技术问题反馈相关部门,寻求专业的技术帮助,并做好当事人的解释工作。 对于现阶段仅能送达举证材料等特定项目项下的文件,但当事人申请、质证意见若未能归类到特定项目中则难以通过电子送达发出等问题,辅助人员将该类工作中发现的不足、当事人反馈的使用障碍及时反馈技术部门,通过不断优化系统功能实现“用户友好”,让当事人更积极、更主动、更愿意使用电子送达。 A3 从个人使用电子送达的体验来说,电子送达在减轻事务性工作方面的作用是相当明显的,书记员无需打印和复印多份纸质材料,无需手动线下盖章,也无需填写多份快递面单,只要在系统中输入当事人手机号和邮箱地址,勾选相应材料,即可一键送达,整个过程仅需几分钟,极大地简化了送达方式、提高了送达效率、缓解了送达压力。那么如何又快又好地使用电子送达,我总结了几点工作小贴士: 1、多途径确认电子送达意愿,有效提高电子送达的同意率 电子送达以当事人同意为前提,因此确认当事人电子送达意愿非常重要。 送达地址确认书、当事人提交的材料和电子送达回执均是我们确认当事人电子送达意愿的重要途径。 而对于未在相关材料中明确电子送达意愿的当事人,我们可以进行电话联系确认,对电子送达进行说明和指导,打消当事人疑虑,提高当事人使用电子送达的积极性。 对于律所或辖区内企业等接受新兴事物较快的主体,我们可向其确认专门的电子地址,用于统一接收诉讼材料。 2、多渠道获取电子送达地址,有效提高电子送达的准确率 目前系统仅支持手机号码和邮箱地址送达,当事人和法院工作人员均应确保系统中的电子地址输入正确,对于部分当事人担心因系统信息遗漏未及时签收的情况,建议当事人增加提供邮箱地址,多渠道接收电子送达材料。 而对于无法联系的被告,电子送达可以作为传统送达方式的补充手段,我们可以善用当事人信息协查系统或企业公示系统、企业官网等渠道,获取当事人手机号码或企业公示的手机号码、电子邮箱,同时对其进行电子送达和邮寄送达,提高送达效率。 3、多手段整理电子送达材料,有效提高电子送达的便捷率 对于当事人提交的材料,我们要及时扫描入卷,并在电子卷宗同步生成模块采用重命名、移动文件位置、合并扫描件、拆分扫描件等操作,对相关材料进行整理,这样可以方便在进行电子送达时快速查找并勾选相应材料,方便当事人签收时识别材料内容,也方便结案后进行电子卷宗归档。 4、多用心关注电子送达进度,有效提高电子送达的妥投率 不同于邮寄送达会在一定时间内以退件或签收底单等显著方式反馈送达结果,电子送达的结果只有进入案件中的文书送达模块才可查看确认,因此我们必须及时跟踪电子送达进展情况,掌握送达动态。 电子送达结果一般当天或隔天就会反馈到系统,对于未及时签收的情况,我们要联系当事人确认原因并进行解决,以此提高电子送达的成功率。 文章原载于庭前独角兽