“ 最近几天,有费控系统的销售人员联系我,给我进行产品推荐。目前像是易快报、分贝通这类的费控系统,已经比较完善,可以进行电子发票的查重、费用预算控制、和用友对接生成凭证等等操作,无疑是提高了工作效率。但是换一个角度来想,财务信息化的发展导致系统替代了基础性的岗位,以后这些岗位是不是找工作就更加困难了?在财务信息化推进的压力下,我们到底要做些什么呢?” 除了管理会计、业财融合,近两年被提到最多的财务概念就是财务信息化了。财务信息化的范围其实很广,各种通过系统处理信息来辅助财务工作的过程,都可以称之为财务信息化。例如利用用友或是金蝶财务软件进行凭证录入、审核以及生成财务报表,在OA系统上进行各项流程的提交审批,销售人员通过ERP系统进行客户报备、关联合同、生成订单、申请开票等等,这些系统可以相互关联,包含公司整体数据从业务到财务的流转过程。 财务信息化(你会被系统取代吗) 财务信息化的发展,提高了财务整体的工作效率,系统作为一种辅助工具帮助大家简化工作流程以及数据处理的工作。但另一方面,随着系统的普遍应用,大企业开始建立财务共享中心,重新搭建财务部架构,减少了基础性岗位的设置,这是一个趋势。 面对这种趋势,要怎样做才能提升自己的竞争力,避免被淘汰。而财务信息化,又会给企业带来怎样的变化。 01 财务信息化能为企业带来什么? 系统的应用,首先使企业的各项流程更加完善了,业务数据或是财务数据的传递都有必要的流程,有据可循。同时流程也更加规范,不同的流程设置不同的审批人,不同部门的审批人对于数据或是信息从自身的专业出发进行衡量,对于风险的评估更加全面。 因为这种全面的风险评估,可以提前进行风险提示,以此来评估是否要进行此项目。另外也可以查询风险产生的源头,利用制度等手段来降低风险再次发生的可能性。 系统的应用将全部的传递过程从线下转为线上,解决了异地办公、人员休假等等的问题,减少了原有线下信息传递过程所耗费的时间,提高了流程流转的效率。 相比人工进行数据统计,系统可以更加快速的处理大量数据,也可以设置各种检验来避免人为录入或操作性的错误,大大提高了数据的及时性和准确率。 利用系统设置各类模板,将数据进行各维度的智能统计,实时进行数据跟踪,提升了数据对于决策的支持力度。 不同的系统之间,因为数据存在一定的关联性,可以设置接口进行对接,完成业务数据到财务数据的自动化处理。 例如在ERP系统上开设接口,将订单以及发票数据直接与财务系统对接,设置对应科目,直接进行凭证的转换录入。目前也有很多费控系统,设置接口可以直接和财务系统对接,完成费用凭证的录入。 上面提到财务信息化,提升了数据的及时性和准确性,在身处高速变化的行业,实时的数据可以令公司更快的察觉变化,从而针对变化调整相应的策略。 更加完善的底层数据,可以以此为基础进行对于未来的预测,提前预见可能发生的风险,从而引导业务发展的方向。 例如某快消服装品牌的进销存系统,可以通过销售数据,来分析此区域的客户偏好,包括款式、颜色、尺码,然后根据偏好设定最低库存值,在库存达到警戒线时进行自动配货。 上面所有的财务信息化带来的对于公司管理的改善,都会提高管理效率,从数据-问题-决策的时间被大大缩短,企业适应行业变化的能力加强,这些最终形成了企业的竞争力。 02 伴随信息化推行而来的财务问题 如果企业要上线一个系统,可以采取两种方式:自行研发、采购成品。 自行研发,需要较长的周期,至少要经历设计-研发-测试-调整这样一个过程,而设计过程需要搭建整个系统的架构和模块,各架构和模块所包含的内容,各内容之间的数据关联等等,通常需要花费大量的经历进行跨部门的协调沟通,收集和整合各部门的需求。研发也需要经历较长的时间,整体系统周期耗费大量的时间和精力,但系统与企业的适配性较高,属于量身定制。 采购成品可以缩短研发时间,但成品通常是一个标准版,不一定完全适用企业的情况,有些系统可以进行一些调整,但会增加相应的成本。 系统的应用,要求整合目前的各类制度及操作、审批流程,去掉性质重复的流程以及无用的审批节点,同时在整合及梳理的过程中,发现未关注的风险点,增加审批或是控制,这是系统应用对内控体系反向提出的要求。 由于公司关键性数据全部转移到线上,就意味着增加了保障数据安全性的需求。怎样设置权限、怎样提示违规风险、怎样保障数据的加密和安全,都是对公司内控体系提出的新挑战。 系统的建设,不能只依靠研发人员,很多架构和流程的搭建需要财务人员的介入,来保障最终成果可以符合相关内控的要求以及满足财务的需求。 系统建设的相关对接人,不止需要财务专业知识,也要了解系统的相关逻辑,否则会产生和研发人员沟通不顺畅的问题,双方都没有办法明白对方的真实需求,最终导致系统研发的成果与预期有偏差。 财务信息化的发展,财务管理的完善,出于数据安全性的考虑会进行集中化的管理,推动了财务共享中心的建设。 将收付款、票据审核、开票、会计核算等基础性岗位集中在集团进行管理,下属公司或事业部只留下财务BP进行对接。因为集中管理,会导致基础性岗位减少,之前每个下属公司都有出纳和会计,十个下属公司加起来就有二十个人,但在共享中心建设之后,或许只需要十个人就可以完成这些工作了。 财务信息化使系统可以自动化处理数据进行统计,也可以完成不同系统之间的对接和数据转换,费用审批后可以自动生成凭证,减少了工作量,也就意味着不需要太多的基础岗位进行这些琐碎工作的处理,人为的工作被系统所取代。 03 财务信息化带来的机遇 财务信息化给财务带来了便捷也带来了问题,问题即是挑战,挑战也象征着机遇,我们怎样利用这种机遇来完善自身和企业呢? 因为新事物的产生,对原有的工作造成了冲击,想要适应这种冲击甚至利用这个机会,首先是要进行思维和观念上的转变。 不能将自身局限在原有的财务核算的思路里,需要进行财务转型,站在数据的基础上利用数据,让数据为自己的工作服务,而不是被动的接受数据,被数据淹没。 之前面试过一家公司,因为上线了费控系统,导致出纳和会计产生了一定的抵触心里,不愿意了解系统,也不去探寻系统能带来什么帮助,这样的想法肯定是不行的。应该更加积极的面对公司管理上的变化,减少了基础性工作的时间,意味着可以有更多的精力来了解公司业务,考虑更有价值的问题,对工作进行升级。 另外也可以根据信息化的发展来调整自己的职业规划,是否可以进行相关知识的学习和补充,成为信息化方面的专家。 在系统上线前和上线后开展相关培训,也可以利用各种手段促进大家学习,增加相关的知识,让更多的人了解系统使用的意义以及能够带来的好处。 同时这种知识的补充,会让大家的知识向着多元化发展,弥补专业人才的缺失。 首先是管理层在信息化方面观念的培养,用制度和流程进行管理,通过数据反映问题,将公司整体的风险降低到可接受的范围以内,这样的管理方式会加强管理层对于数据的重视。 其次是在公司层面的培训和宣传,让大家了解管理方式的升级,明白系统化、信息化管理对于整体工作效率的提升,引起全公司范围的重视和关注。 最后因为数据安全性以及信息化完善的需求,要在公司增设部门或是专职岗位进行权限以及数据库安全的管理,控制系统风险。 财务信息化随着科技和信息的发展,是一个必然的发展方向,所以在这个趋势下,财务人员更应该考虑自身未来发展的方向是否需要调整,财务需要摆脱过去单一核算的思维,向着业财融合的方向靠近。 财务最终会不会被系统取代,取决于你能不能提供比系统产出的更有价值的东西。财务信息化的发展,让系统取代了一部分人的同时,也会促使另一部分人转向一个更有价值的发展方向。 结束后的碎碎念:之前有文章就提过,财务是否会被系统取代。我觉得短期内不会,尤其是中小公司,因为目前系统成本还是较高。但后续随着不断的完善和发展,当系统成本降低到人工成本以下的时候,有些岗位可能就不再存在了。